Président | Vice-président | Trésorier | Trésorier-adjoint | Secrétaire | Gestion du personnel | Fiches de paye | Projet d'agrandissement | Bricolage | Fêtes et sorties | Décoration-Bibliothèque | Courses | Recrutement | Plannings

FICHES DE POSTE DES PARENTS

(Mise à jour du 09/11/2011)

 

Président

Ce que ça implique

. Être le représentant officiel de la crèche

. Être la personne référente aussi bien pour les parents que pour le personnel

. Coordonner les tâches de chacun et veiller au bon fonctionnement de la crèche

. Garder à l’esprit et défendre le caractère associatif de la crèche

. Assurer la gestion des dossiers, les relations et les rencontres avec les institutions

. Élaborer conjointement avec le Vice-président les ordres du jour des AG et réunions bureau

. Travailler en étroite collaboration avec le trésorier

. Du fait de la charge de travail qu'implique sa fonction, le président assure une garde de moins que les autres parents chaque mois.

Profil

. Réunion de bureau en plus des AG, 1 fois/mois

. Grande disponibilité et capacité de réagir rapidement et efficacement

. Être sensible aux petits détails qui font le quotidien

. S’assurer que les tâches assignées sont bien effectuées


Vice-président

Ce que ça implique

. Assister le président

. Assurer les relations ACEPP et ACEPPRIF

. Animer les relations et un réseau avec les autres crèches parentales (11, 12 et 20èmes arrdts)

. Assurer le suivi des décisions prises en AG

. Effectuer les entretiens des membres de l’équipe avec le responsable gestion du personnel

Profil

. Réunion de bureau en plus des AG, 1 fois par mois

. Grande disponibilité et capacité de réagir rapidement et efficacement

. Être sensible aux petits détails qui font le quotidien

. Sens du contact


Trésorier

Ce que ça implique

. Préparer les documents comptables pour les dossiers de financement (2 fois/an)

. Se tenir au courant des modifications légales

. Assurer la gestion prévisionnelle de la situation financière de la crèche (tableau de bord trimestriel, trésorerie,..)

. Assurer les relations avec le cabinet comptable

. Être garant du bilan comptable de l’association

. Répondre aux sollicitations des institutions en matière financière

. Prélever les cotisations . Préparer les justificatifs fiscauxe

 

Profil

. Réunion de bureau en plus des AG, 1 fois par mois

. Sens des responsabilités

. Capacité à se projeter dans l’avenir


Trésorier-adjoint

Ce que ça implique

. Contrôler les notes de frais et effectuer les remboursements

. Virer les salaires mensuels . Préparer les montants des cotisations en début d’année

. Payer les factures

. Suivre la situation financière de la crèche dans la perspective d’évoluer sur le poste de trésorier

Profil

. Réunion de bureau en plus des AG, 1 fois par mois

. Peu de temps à chaque fois mais très régulièrement

. Avoir un ordinateur

. Accès obligatoire à Internet

. Notions en comptabilité et finance


Secrétaire

Ce que ça implique 

. Faire les comptes rendus d’AG et de réunions bureau

. Les communiquer aux parents et aux professionnels, soit par e-mail, soit sur papier

. Faire les tableaux de suivi (absences pendant les congés, suivi des vaccins, prise de température du frigo et du congélateur, autres tableaux suivant les besoins de l’équipe)

. Taper les menus de la semaine et les communiquer

. Mettre à jour la liste des contacts et les listes d’envoi par mail

. Mettre à jour le site Internet de Babillages

. Mettre en place un archivage avec le vice-président

. Mettre en ligne le planning de l’équipe

Profil

. Réunion de bureau en plus des AG, 1 fois par mois

. Assister à toutes les réunions et prendre des notes

. Posséder un ordinateur et une imprimante

. Pouvoir faire facilement des photocopies

. Accès obligatoire à Internet


Gestion du personnel

Ce que ça implique

. Être l’interlocuteur privilégié du personnel

. Effectuer les recrutements quand un poste se libère (passer les annonces, effectuer les entretiens, rédiger les contrats de travail)

. Effectuer les entretiens annuels (ou plus souvent) du personnel en collaboration avec le vice-président ou le responsable fiche de paie

. S’occuper des remplacements (maladie, ...)

. Gérer les formations . Assurer la gestion prévisionnelle de l’effectif

Profil

. Réunion de bureau en plus des AG, 1 fois/mois

. Grande disponibilité en période d’embauche et parfois en urgence

. Grande écoute par rapport aux demandes du personnel


Fiches de paye

Ce que ça implique

. Préparer les fiches de paie

. Assurer les relations avec le cabinet comptable

. Gérer les absences maladie ou accident de travail du côté administratif, assurer les relations avec la sécurité sociale

. Gérer les demandes de congés . Gérer les relations avec le CNSA et lui fournir les informations nécessaires

. Assister la famille responsable du personnel en cas d'absence

. Assurer la gestion prévisionnelle des rémunérations en collaboration avec le trésorier

. Gérer le solde tout compte en cas de fin de CDD et le transmettre à l’employé et au Pôle emploi

. Gérer les heures supplémentaires d’après le cahier de la responsable technique  

Profil

. Réunion de bureau en plus, 1 fois/mois

. Posséder un ordinateur et une imprimante

. Pouvoir faire facilement des photocopies

. Accès obligatoire à Internet

. Être très régulier et organisé dans la gestion de toutes les informations concernant les congés, les arrêts maladie, les heures supplémentaires, ... des salariés.

. Grande disponibilité entre le 26 et le 31 du mois


Responsable du projet d'agrandissement de la crèche

Ce que ça implique

. Gérer les relations avec :

- les institutions (mairie, CAF)
- l’architecte
- la maîtrise d’œuvre (pénalités de retard…)

. Gérer la coordination du projet avec les autres parents :

- le responsable de recrutement de personnel
- le trésorier pour le budget
- le bricolage pour le suivi des travaux
- l’équipe pour le projet pédagogique
- le bureau sur l’organisation de la crèche
 

Profil

. Réunion de bureau en plus des AG, 1 fois/mois

. Sens du contact


Bricolage

Ce que ça implique (2 familles)

. Faire face aux réparations urgentes signalées par l’équipe

. Planifier et organiser les travaux plus importants (devis, planning,..)

. S’organiser entre les deux familles pour la surveillance des travaux

. Mettre en place un carnet d’entretien

 

Profil

. Habileté manuelle et un minimum de connaissances techniques

. Disponibilité obligatoire en soirée ou week-end (quand les enfants ne sont pas à la crèche)

. Avoir des outils


Fêtes et sorties

Ce que ça implique

. Organiser un petit événement au moins 1 à 2 fois/ mois (goûter + animation)

. Prévoir des sorties pour les enfants et s’occuper de l’encadrement

. Organiser régulièrement des sorties à la bibliothèque

. Informer régulièrement les parents des agendas culturels pour les tout-petits

Profil

. Programmer les événements suffisamment à l’avance

. Peut demander beaucoup d’énergie

. Disponibilité de quelques heures en semaine le jour de la fête ou de la sortie


Petit bricolage et décoration

Ce que ça implique

. Varier régulièrement les décorations de la crèche (posters, peintures sur les vitres, guirlandes, ...)

. Assurer les petits travaux de peinture et de couture

. Remettre en état les livres abîmés . Réparer les jouets

. Effectuer des tâches de petit jardinage

Profil

. Sens esthétique et habileté manuelle

. Souplesse de la disponibilité (soirée ou week-end pour la décoration, mercredi matin pour la sortie bibliothèque)

 


Courses

Ce que ça implique

. Faire les courses alimentaires (hors produits frais) chaque semaine d'après une liste rédigée par la cuisinière

. Acheter les produits non alimentaires de consommation courante (essuie-tout, mouchoirs, produits ménagers, petite pharmacie...)

. Ponctuellement, effectuer des achats plus importants (vaisselle, linge, jouets...)

. Respecter le budget imparti

. En cas de rupture de stock imprévue d’un produit, faire rapidement le nécessaire pour renouveler le produit

 

Profil

. Disponibilité hebdomadaire

. Disposer d’un ordinateur et d’une connexion à Internet

. Courses exceptionnelles pouvant demander un déplacement dans un magasin hors du quartier

. Avance de trésorerie (150 à 200 € / semaine)

. Posséder une voiture

. Avoir de la rigueur dans la tenue des comptes ainsi qu’une grande ponctualité dans la commande des produits


Recrutement des nouvelles familles

Ce que ça implique

. Sélectionner les familles candidates

. Expliquer le fonctionnement de la crèche parentale à toutes les personnes qui prennent contact téléphonique

. Effectuer les entretiens de recrutement

. Choisir les familles en concertation avec l’équipe

. Assurer le suivi des candidatures

Profil

. Disponibilité variable dans l’année mais plus grande en mars, avril, mai

. Sens du contact

. Force de conviction


Plannings des gardes & Grands ménages 

Ce que ça implique

. Recueillir les disponibilités mensuelles des parents afin d'établir le planning des gardes

. Au besoin, organiser des gardes supplémentaires en fonction des besoins de l'équipe

. Organiser et superviser les deux Grands ménages annuels (rentrée et printemps)

. Travailler en étroite coordination avec l'équipe pour les deux aspects de la fonction

Profil

. Être connecté à Internet, bonne maîtrise de l'outil bureautique (élaboration de tableaux, de fichiers pdf)

. Bonne organisation et réactivité pour organiser les renforts de garde non prévus

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