Président | Vice-président | Trésorier | Trésorier-adjoint | Trésorier-parents | Secrétaire | Direction des Ressources Humaines | DRH adjoint (Formation) | Responsable Bricolage | Responsable Fêtes & Sorties | Responsable Décoration/Travaux manuels | Responsable Courses | Responsable Recrutement | Responsable Plannings

FICHES DE FONCTIONS DES PARENTS

(Mise à jour du 03/2016)

 

Président (ancien parent)

Ce que cela implique

• Être le représentant officiel de la crèche

• Être la personne référente aussi bien pour les parents que pour les salariés

• Coordonner les tâches de chacun et veiller au bon fonctionnement de la crèche

• Garder à l’esprit et défendre le caractère associatif de la crèche

• Assurer la gestion des dossiers, les relations et les rencontres avec les institutions

• Élaborer conjointement avec le Vice-Président et le Secrétaire les ordres du jour des réunions mensuelles, réunions bureau et de l’Assemblée Générale, les transmettre par mail aux parents et à l’équipe 1 semaine avant pour qu’ils soient complétés

• Travailler en étroite collaboration avec le Trésorier

• Garantir le respect du règlement intérieur, rappel à l’ordre et/ou sanctionner (avec les autres membres de l’association) quand non-respect du règlement


Du fait de la charge de travail qu’implique sa fonction, le Président assure 1 garde de moins que les autres parents chaque mois


Profil

• Réunion de bureau en plus des réunions mensuelles et de l’AG, 1 fois/mois

• Grande disponibilité et capacité de réagir rapidement et efficacement

• Être sensible aux petits détails qui font le quotidien

• S’assurer que les tâches assignées sont bien effectuées

• Sens du contact

• Savoir déléguer


Responsabilité

• Responsable juridique de la crèche




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Vice-Président (si possible ancien parent)

Ce que cela implique

• Assister le Président et assurer certains sujets

• Remplacer le Président si besoin

• Assurer les relations ACEPP et ACEPPRIF

• Assurer le suivi des décisions prises en réunions mensuelles et bureau (tableau des tâches)

• Responsable de la recherche de nouveaux locaux pour la crèche (projet d’agrandissement / déménagement)

• Faire le lien entre les parents pour le bon suivi des fonctions

• S’occuper du parrainage (établir un tableau pour les passations, et s’assurer que les réunions parents/équipe soient faites)

• Élaborer conjointement avec le Président et le Secrétaire les ordres du jour des réunions mensuelles, réunions bureau et de l’Assemblée Générale


Profil

• Réunion de bureau en plus des réunions mensuelles et de l’AG, 1 fois/mois

• Grande disponibilité, capacité de réagir rapidement et efficacement

• Être sensible aux petits détails qui font le quotidien

• Sens du contact



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Trésorier (si possible ancien parent)

Ce que cela implique

• Préparer les documents comptables pour les dossiers de financement (2 fois/an)

• Se tenir au courant des modifications légales

• Assurer la gestion prévisionnelle de la situation financière de la crèche (tableau de bord trimestriel, trésorerie,...)

• Assurer les relations avec le cabinet comptable

• Être garant du bilan comptable de l’association

• Répondre aux sollicitations des institutions en matière financière

• Assurer les relations avec la mairie

• Vérifier les impayés en allant vérifier les comptes de la crèche régulièrement

• Assurer les relations avec la banque pour la gestion courante de la crèche sur le plan financier


Profil

• Réunion de bureau en plus des réunions mensuelles et de l’AG, 1 fois/mois

• Sens des responsabilités

• Assiduité et rigueur



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Trésorier-adjoint (nouveau parent)

Ce que cela implique

• Contrôler les notes de frais et effectuer les remboursements d’avance de frais, transmettre un justificatif du virement effectué pour chaque opération

• Virer les salaires mensuels de l’équipe le 26 du mois, prévenir par mail des virements effectués chaque mois

• Payer les factures du matériel ou des prestataires

• Gérer le compte bancaire cuisine


Envoyer un justificatif pour chaque virement effectué


Profil

• Réunion de bureau en plus des réunions mensuelles et de l’AG, 1 fois/mois

• Sens des responsabilités

• Être ordonné

• Peu de temps à chaque fois mais très régulièrement



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Trésorier-parents (nouveau parent)

Ce que cela implique

• Préparer un classeur avec tous les documents de chaque famille (relevé d’imposition, chèques, RIB, etc.)

• Enregistrer les RIB des nouveaux parents et faire les prélèvements SEPA des cotisations tous les mois

• Calculer les cotisations avec les feuilles d’impositions en septembre pour les nouveaux parents et en janvier pour l’ensemble de la crèche avec le nouveau calculateur

• Re-calculer les cotisations en cas de changements familiaux (naissance ou chômage de longue durée…)

• Préparer les justificatifs fiscaux

• Préparer et remplir les fichiers de suivi des cotisations pour transmission au trésorier

• Suivre la situation financière de la crèche dans la perspective d’évoluer sur le poste de trésorier

• Soutenir le trésorier


Profil

• Réunion de bureau en plus des réunions mensuelles et de l’AG, 1 fois/mois

• Sens des responsabilités

• Être ordonné


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Secrétaire (nouveau parent)

Ce que cela implique

• Faire les comptes rendus des réunions mensuelles, de bureau et de l’AG en veillant à la présence de tous les parents

• Après validation du Président et du Vice-Président, communiquer les CR aux parents et aux professionnels, par email et les archiver sur le Drive de la messagerie Secrétaire

• Réaliser des tableaux (relevés des températures du frigo et congélateur, des plats, des marchandises à réception, tableau d’absence des enfants, coordonnées des familles et de l’équipe, notes de frais, et autres tableaux selon les demandes de l’équipe)

• Rédiger les documents officiels (PV d’AG, changements des membres du bureau, changement des statuts, etc.)

• S’assurer que les menus repas soient bien envoyés et affichés

• S’assurer que tous les membres bénévoles archivent sur leur Drive

• Mettre en place un archivage avec le Vice-Président

• Mettre à jour la liste et les contacts des parents/enfants et des membres de l’équipe sur l’Intranet et envoyer une version numérique à l’équipe pour affichage à la crèche

• Mettre à jour l’agenda Google de Babillages

• Mettre à jour le site Internet de Babillages

• Renouveler le compte Web si besoin

• Partager 1 fois par mois avec les parents les photos de la crèche sur le Drive de la messagerie Secrétaire et les supprimer en fin d’année

• Recenser les parents pouvant faire des impressions couleurs (pour les décorations et animations)


Profil

• Réunion de bureau en plus des réunions mensuelles et de l’AG, 1 fois/mois

• Assister à toutes les réunions et prendre des notes

• Maîtriser l’outil informatique et Google Site

• Savoir taper des CR



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Direction des Ressources Humaines (ancien parent)

Ce que cela implique

• Être l’interlocuteur privilégié des salariés. À ce titre, il transmet les attentes et les souhaits des parents et écoute ceux des salariés et inversement

• Effectuer les recrutements quand un poste se libère (passer les annonces, effectuer les entretiens, rédiger les contrats de travail) en collaboration avec la responsable technique

• Effectuer les entretiens annuels des salariés en collaboration avec le DRH Adjoint et la responsable technique (en début et en fin d’année)

• S’occuper des remplacements (maladie, absences…) en collaboration avec la responsable technique

• Veiller à l’application de la législation, du droit du travail et de la convention collective

• À la responsabilité des contrats/avenants, renouvellement des contrats aidés, recherche des nouvelles possibilités de contrat…

• En collaboration avec la responsable technique :

- récolter et vérifier les informations pour établir les feuilles de paie et les transmettre au plus tard le 25,

- assurer les relations avec le cabinet comptable,

- préparer les fiches de paie

• Gérer les demandes de congés et les heures supplémentaires en collaboration avec la responsable technique


Du fait de la charge de travail qu’implique sa fonction, la Direction des Ressources Humaines assure 1 garde de moins que les autres parents chaque mois


Profil

• Réunion de bureau en plus des réunions mensuelles et de l’AG, 1 fois/mois

• Grande disponibilité en période d’embauche et parfois en urgence

• Grande écoute par rapport aux demandes des salariés

• Être très régulier et organisé



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DRH adjoint (formation) (nouveau parent)

Ce que cela implique

• Assister le DRH lors des entretiens annuels

• Gérer les formations :

- planifier les formations à l’année en collaboration avec la responsable technique et le bureau,

- travail de recherche des différentes formations,

- constituer les dossiers,

- effectuer les demandes de prises en charge

• Suivre les remboursements des formations auprès des organismes de formation (Uniformation…)

• Suivre les appels à cotisations et leurs règlements par le Trésorier-adjoint (Uniformation)

• Accompagner l’équipe pédagogique dans ses demandes de formation (formations obligatoires et CPF)

• Soutenir le DRH et le remplacer si besoin


En principe, le DRH adjoint devient DRH l’année suivante


Profil

• Réunion de bureau en plus des réunions mensuelles et de l’AG, 1 fois/mois

• Être très régulier et organisé



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Responsable Bricolage (ancien + nouveau parent)

Ce que cela implique (2 familles)

Le bricolage se fait en étroite collaboration avec l’équipe, surveillance accrue des emails

• Ranger et vérifier les outils disponibles à la crèche (listing à mettre à jour chaque année)

• Faire face aux réparations urgentes signalées par l’équipe (lui seul, ou aidé des parents, ou il coordonne des intervenants)

• Planifier et organiser les travaux plus importants (devis, planning,...)

• S’organiser entre les deux familles pour la surveillance des travaux

• Établir et mettre à jour un carnet d’entretien et un listing de référence pour les pièces de rechanges (ex : filtre hotte de la cuisine, les notices d’emploi...)

• Vérification des fiches de sécurité et d’hygiène (les transmettre aux parents)

• Mettre en place le planning jardinage

Un membre de l’équipe pédagogique sera votre référente bricolage


Profil

• Habileté manuelle et un minimum de connaissances techniques

• Disponibilité obligatoire en soirée ou week-end (quand les enfants ne sont pas à la crèche)

• Avoir du matériel de bricolage

• Être réactif



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Responsable Fêtes & Sorties (ancien + nouveau parent)

Ce que cela implique (2 familles)

Les fêtes & sorties se préparent en étroite collaboration avec l’équipe, selon les disponibilités du staff encadrant puis des parents


• Les familles fêtes & sorties assurent 2 sorties par mois (soit 1 sortie par mois au minimum par famille)

• Prendre des photos des sorties et fêtes (appareil de la crèche à disposition)

• Informer régulièrement les parents des agendas culturels pour les tout-petits

• Gérer l’abonnement “École des Loisirs” des parents et de la crèche (commande en octobre)


Sorties

• Organiser la sortie hebdomadaire au gymnase (gestion du planning hebdomadaire et de la convention annuelle avec le gymnase)

• En période de vacances scolaires (gymnase fermé), organiser les sorties à la bibliothèque

• Prévoir des sorties (théâtre, boulangerie, parc...) pour les enfants, s’occuper de l’encadrement et des réservations

• Être le garant de la carte de bibliothèque municipale et surveiller les dates de retours/emprunts


Fêtes

• Prévoir les fêtes (Noël, Pâques, Poisson d’avril, Carnaval…) pour les enfants

• Planifier dès le début d’année une rencontre entre les parents (ex : un petit-déjeuner un samedi à la crèche)

• Planifier une soirée parents/équipe au restaurant (sans les enfants)

• Planifier et organiser la fête de fin d’année début juillet à la crèche



L’encadrement des sorties, des fêtes peut se faire avec l’aide d’autres parents.

Un membre de l’équipe pédagogique sera votre référente fêtes & sorties


Profil

• Programmer les événements suffisamment à l’avance (si besoin avec l’aide d’autres parents)

• Demande beaucoup de patience et d’énergie les jours précédents une sortie ou la fête

• Disponibilité de quelques heures en semaine le jour de la fête ou de la sortie



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Responsable Décoration / Travaux manuels (nouveau parent)

Ce que cela implique

Les décorations se préparent en étroite collaboration avec l’équipe


Décoration

• Varier régulièrement les décorations de la crèche tous les 3 mois environ (posters, peintures sur les vitres, stickers, guirlandes...) avec l’aide d’autres parents si besoin

• Prendre connaissance du matériel disponible à la crèche, listing à établir et mettre à jour, (boîtes Carnaval - Chine - Noël…)

• S’occupe, en début d’année, des photos des enfants pour les magnets et l’affiche de l’année (voir fiche du fascicule Babillages)

• Assurer les impressions des photos ou affiches à la demande de l’équipe


Travaux manuels

• Assurer les petits travaux de couture (sur-chaussures, nappes, habits des poupées...)

• Remettre en état les livres abîmés

• Réparer ou jeter les jouets

• Responsable du tri avec l’équipe pédagogique (jeter, vider, organiser les placards, l’entrée…)

Un membre de l’équipe pédagogique sera votre référente décoration-travaux manuels


Profil

• Sens esthétique et habileté manuelle

• Souplesse et disponibilité (soirée ou week-end pour la décoration)




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Responsable Courses (nouveau parent)

Ce que cela implique

• Faire les courses alimentaires (hors produits frais) chaque semaine (jeudi/vendredi) d’après une liste rédigée par la cuisinière

• Faire les achats par Internet, pour une livraison des courses chaque lundi suivant entre 8h/10h

• Transmettre à l’équipe par mail la confirmation de commande électronique afin qu’elle vérifie la livraison, pensez également à lui redonner sa liste

• Acheter les mêmes marques d’aliments d’une semaine sur l’autre

• Acheter les produits non alimentaires de consommation courante (essuie-tout, mouchoirs, produits ménagers, petite pharmacie...)

• Ponctuellement, effectuer des achats plus importants (vaisselle, linge, jouets...)

• En cas de rupture de stock imprévue d’un produit, faire rapidement le nécessaire pour renouveler le produit

• S’occuper de la commande des couches pour les parents


Profil

• Disponibilité hebdomadaire

• Courses exceptionnelles pouvant demander un déplacement dans un magasin hors du quartier

• Avance de trésorerie par le Trésorier-adjoint (150 à 200 €/semaine)

• Avoir de la rigueur dans la tenue des comptes ainsi qu’une grande ponctualité dans la commande des produits

• Être réactif





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Responsable Recrutement des nouvelles familles (si possible parent restant)

Ce que cela implique

• Collecter les demandes de parents postulants, par le site Internet sur le fichier excel du Drive et/ou répondre aux parents qui demandent, des informations sur le fonctionnement de la crèche, les conditions d’inscription, leurs obligations (gardes, fonction, participation aux réunions mensuelles-bureau-AG, et les sanctions en cas de manquement…)

• Faire le point avec la directrice technique sur les besoins de recrutement pour l’année suivante par groupe d’enfants (petit avec berceau, moyen sans berceau et grand) et par sexe (penser à la mixité des groupes)

• Sélectionner les familles candidates

• Effectuer les entretiens de recrutement et faire un compte rendu à la directrice/équipe en recueillant les informations utiles (cf fiche recrutement)

• Choisir les familles en concertation avec la responsable technique

• Envoyer le dossier d’inscription (fascicule Babillages)

• Être responsable de la mise à jour du fascicule

• Attribuer les fonctions et les parrainages en concertation avec la responsable technique et Vice-Président, les parents si nécessaire

• Envoyer la liste des familles retenues avec leurs coordonnées au Président

• Constituer une liste d’attente par groupes : petits, moyens et grands


Entre septembre et janvier inclu, être disponible pour une garde supplémentaire ou une sortie gymnase


Profil

• Disponibilité variable dans l’année mais plus grande de février jusqu’en juin

• Sens du contact

• Force de conviction



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Responsable Plannings des gardes & grands ménages (si possible ancien parent)

Ce que cela implique

• Recueillir chaque mois les disponibilités des parents et de l’équipe et établir le planning des gardes mensuelles

• Si nécessaire, organiser des gardes supplémentaires (renforts) en fonction des besoins de l’équipe

• Organiser et superviser les 2 grands ménages annuels (rentrée et printemps)

• Actualiser les tâches du grand ménage auprès des anciennes familles et de l’équipe

• Comptabilisation des gardes et des renforts, rapport au Président et aux parents en cas de problème

• Travailler en étroite coordination avec l’équipe pour tous les aspects de la fonction

• Communication du compteur des gardes trimestrielles aux parents


Profil

• Être connecté à Internet de façon quotidienne, bonne maîtrise de l’outil bureautique (élaboration de tableaux excel et de fichiers pdf, maîtrise de Google Drive, création de sondage Doodle)

• Bonne organisation et réactivité pour organiser les renforts de garde non prévus des salariés

• Grande disponibilité entre le 20 et le 31 du mois

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